Tips Membuat e-mail untuk Karyawan
Jika Anda sudah memasuki dunia kerja maka ada beberapa hal yang mungkin baru bagi Anda tetapi Anda harus menguasainya. Salah satunya adalah mengirimkan e-mail. Anda tidak hanya harus tahu bagaimana cara mengirimkan e-mail saja tetapi juga harus mengetahui bagaimana cara menulis e-mail dengan bahasa yang tepat dan profesional, dan tidak membuat Anda seperti karyawan yang plin-plan.
Hindari kata-kata yang mengarah ke “Sungkan”
Memang orang Indonesia kerap mengarah ke sungkan, dan ini sudah biasa. Kebanyakan tidak enak untuk menolak perintah dan permintaan dari orang lain. Walaupun sesungguhnya Anda sebagai seorang karyawan belum tentu memiliki waktu untuk memberikan bantuan tersebut, karena Anda sendiri memiliki tanggung jawab yang belum terselesaikan.
Juga jika Anda tidak ahli dalam bidang tertentu kemudian orang lain meminta pertolongan kepada Anda. Maka Anda akan mendapatkan kesulitan untuk menyelesaikan permintaan tersebut. Jadi dalam hal ini Anda sebaiknya bisa menolaknya. Nah, kali ini jika orang lain meminta pertolongan tersebut dengan mengirimkan e-mail kepada Anda, maka berikut contoh jawaban yang jelas dan tegas untuk menolak permintaan tersebut:
“Saya tak dapat menyelesaikannya sekarang, sebab ada deadline lain yang masih harus Saya kerjakan dan dikirim ke bos siang ini.”
Hindari menggunakan kata-kata:
- Mungkin
- Kayaknya
- Sepertinya
- Kelihatannya
- Dan bisa jadi..
(Sebab kata-kata tersebut bisa membuat pernyataan Anda menjadi tidak jelas dan diragukan kebenarannya)
Membuat e-mail yang berisikan semangat positif
Sebagai karyawan di dunia karir maka semangat positif dan semangat yang tinggi harus dimiliki, agar Anda bisa mencapai cita-cita Anda. Hasil pekerjaan pun bisa menjadi lebih baik. Hal positif juga akan tercipta di sekitar Anda.
Caranya adalah dengan menunjukkan bahwa Anda itu merupakan sesosok karyawan yang memiliki pribadi tegas dan tidak ragu dalam hal apapun. Bingung? Berikut contohnya agar Anda bisa mengerti. Apabila sewaktu-waktu Anda mempunyai ide kreatif baru dan ingin mengutarakannya, maka Anda sebaiknya menghindari menggunakan kalimat ini dalam e-mail “Saya pikir akan lebih baik buat terobosan baru yang berbeda dibandingkan yang biasanya, contohnya tampilan website lebih minimalis, dan tak menggunakan warna yang terlalu banyak” Anda bisa melihat bahwa kata-kata “Pikir” tersebut menciptakan seolah-olah Anda ragu dengan pendapat Anda, Anda seperti tidak percaya diri akan ide yang Anda kemukakan tersebut.
Contoh kalimat yang baik digunakan untuk menciptakan kesan yang lebih tegas adalah:
“Yuk kita buat terobosan baru. Kita dapat start dari mengganti tampilan front end website yang terlihat lebih minimalis, hindari menggunakan warna-warni yang tidak dibutuhkan.”
Tentu Anda dapat melihat perbedaan kalimat e-mail tersebut bukan?
Mungkin sulit untuk mengubah kebiasaan dari yang sudah-sudah. Tetapi jika Anda mau mencobanya, maka lama kelamaan kebiasaan Anda menggunakan kalimat yang salah dalam e-mail pun akan sirna. Anda pun akan semakin ahli dalam mengirimkan e-mail dengan gaya bahasa yang profesional.
Hindari memakai kata “Hanya”
Yang terakhir dari kami untuk Anda, walaupun ada banyak lagi yang bisa Anda perdalam. Tetapi Anda sebaiknya belajar pelan-pelan agar tidak pusing.
Yang terakhir yakni hindari memakai kata “Hanya”. Dan juga penggunaan kata-kata “Sekadar”, dan “Cuma”. Contohnya “Saya hanya ingin memeriksa dokumen yang kemarin Anda berikan apakah sudah ditandatangani atau belum.” Di sini penggunaan kata-kata tersebut mencerminkan bahwa yang Anda tanyakan itu seperti tidak penting. Padahal pada contoh di atas, dokumen tersebut sangat vital dan dibutuhkan hari itu juga.
